В первый рабочий день соберите все имеющиеся папки и кадровые документы за год. Составьте акт приема-передачи документов по личному делу в день первого рабочего дня (образец ниже).
Образец. Акт приема-передачи кадровых документов.
На практике отразите название документа, период действия, его номер и информацию об отсутствии или износе документа. Оставляйте замечания по содержанию и оформлению.
При составлении описи обратите внимание на то, чтобы документ был правильно оформлен и содержал сведения, предусмотренные трудовым законодательством. Обеспечьте наличие всех обязательных локальных актов, принятых в трудовом и ином законодательстве.
Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки
Убедитесь, что в отделе кадров есть обязательные документы, описанные выше. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовые договоры, лицензии и приказы по личному составу. Чтобы не держать в голове список документов, воспользуйтесь контрольным списком (образец ниже).
Образец. Контрольный список для проверки наличия документов по персоналу
Проверьте локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудника. Они должны содержать подпись работника о том, что он ознакомлен с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).
В опись включаются как печатные, так и электронные документы, если в компании используется электронный документооборот. Выясните, не работает ли сотрудник удаленно. Изучите заключенные с ними договоры. В них обязательно должна быть определена дистанционность труда (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными работниками происходит обмен электронными документами, убедитесь в наличии специальной электронной подписи.
Ошибки в документации. Если обнаружены ошибки или установлено, что необходимая документация отсутствует, обратите внимание на акт приема-передачи. Не стоит составлять и утверждать документ, в котором указана прошлая дата или дата приема на работу первого сотрудника. Такие действия приводят к фальсификации данных. Если вы знакомитесь с документом, то не сможете собрать подписи лишних работников, а сегодняшние сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому вы выпускаете новый документ и все поправки к старому с текущей датой. При этом вы указываете фактическую дату запуска, перевода и т. д.
Компания начала свою деятельность 13 января 2016 года и в тот же день приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Менеджер по персоналу при приеме на работу получает досье 3 мая 2017 года и обнаруживает, что с сотрудниками не заключены трудовые договоры. Менеджер по персоналу записал их и указал 3 мая 2017 года как текущую дату заключения. Однако в тексте договора была указана дата фактического начала работы сотрудника — 13 января 2016 года.
Регистрация и хранение документов. Узнайте, как ведется учет документов в компании. Если это делается в электронном виде, не забудьте создать календарный формат и включить в него графу с подписями сотрудников. В случае проверки рабочего места календарь поможет доказать, что документ действительно существует, а не был впоследствии инвентаризирован и выдан сотруднику. Кроме того, менеджеры по персоналу постоянно хранят календари с начала года, после того как они сложены и пронумерованы.
Чтобы понять, как хранится документация по персоналу, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это свидетельствует о том, что система хранения не была изучена и организована должным образом. Поэтому, приняв дело, разработайте номенклатуру дел и обеспечьте сохранность и защиту всей документации персонала от потери или повреждения. В частности, такие требования установлены законом (Закон 125-ФЗ от 22 октября 2004 года).
Как принять трудовые книжки
Для начала убедитесь, что руководитель издал приказ о возложении на вас обязанности по ведению трудовой книжки. Если он этого не сделал, подготовьте приказ и заручитесь его подписью руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность по ведению трудовой книжки прописана в вашей должностной инструкции. Затем начните принимать трудовые книжки сотрудников.
Посмотрите, где хранится трудовая книжка. Оно должно быть пожаробезопасным. Проверьте количество книг в списке сотрудников организации и убедитесь, что все необходимые списки были созданы на текущую дату. Полезно оформить выполненную работу другим действием (образец ниже). В нем будет указано имя владельца трудовой книжки, ее порядковый номер, а также все замечания по поводу отсутствия, повреждения, содержания или оформления документа.
Образец. Действие по получению трудовой книжки.
Идентифицируйте трудовую книжку и рукописную книгу вкладышей. В ней фиксируется трудовая книжка, первоначально выданная учреждению или полученная работником при приеме на работу. Книга должна быть подписана руководителем органа и заверена печатью или штампом, либо опечатана, пронумерована и прошнурована.
Экстренные изменения по НДС
Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
Акт приема-передачи иска при увольнении создается по образцу и позволяет привлечь следующего сотрудника к ответственности за действия своего предшественника. Директор организует этот процесс самостоятельно, так как процесс уступки и вид акта не регулируются законодательством.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?
Увольнение по любой причине секретаря, специалиста по кадрам или археолога может нарушить рабочий процесс компании или ее филиалов. Чтобы смягчить возможные последствия, работодатель организует документально оформленную передачу дел.
Если найти замену уволившемуся сотруднику не удается, все дела берет на себя другой сотрудник или руководитель компании и делегирует дополнительные обязанности.
Если на вакантное место найден новый специалист, он берет на себя все обязанности. Если обязанности сокращенного сотрудника временно исполняет другой человек, передача обязанностей происходит в день прихода нового сотрудника.
Работодатель организует процесс для персонала по доставке следующим образом
Если главного бухгалтера увольняют, он обязан по закону отчитаться перед своим работодателем, иногда перед вышестоящей инстанцией. Состояние бухгалтерской документации контролирует комиссия с участием директора. Составляется акт приема-передачи описи данных и, после согласования, передачи документов при увольнении. Копия акта направляется в регулирующий орган.
Увольнение казначея, завсклада и других именных ответственных лиц осуществляется по согласованию с руководителем бухгалтерии. Перед увольнением они обязаны сдать вверенные им материальные ценности в сохранном состоянии или устранить причиненный работодателю ущерб.
Процесс передачи дел
Руководитель предприятия обязан организовать проверку и разработать условия ее проведения. Передача дел осуществляется по приказу директора или начальника отдела. Приказ должен быть четким.
В состав комиссии обычно входят представители администрации, сотрудники бухгалтерии, инженеры, экономисты и другие эксперты. Руководитель может либо провести аудит собственными силами, либо пригласить внешних аудиторов.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием для признания акта о переносе дел при увольнении недействительным.
Проверка должна быть проведена до того, как сотрудник покинет свой пост.
Факты! Если человек отказывается предоставить документы, относящиеся к его служебным обязанностям и предъявленные учреждению во время работы, работодатель имеет право привлечь его к материальной или дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является достаточным основанием для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Директор может потребовать от должностного лица после увольнения через суд.
Процесс перевода состоит из следующих этапов
Процесс передачи подразумевает не только отчеты о состоянии работы, но и устные рекомендации получателю о порядке, условиях, методах и последовательности выполнения трудовых обязанностей. Эта информация и личные примеры могут оказать существенное влияние на успешность работы специалиста в данной сфере.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процесс передачи не предусмотрен законом, директор агентства утверждает перечень прилагаемых отчетов. Документация составляется при выполнении следующих действий
Если порядок передачи дел не отражен в документации ведомства, то по каждому отдельному делу издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Проект закона может быть составлен в любом формате на листе формата А4. Как правило, он должен содержать полный перечень передаваемых документов, который заносится в таблицу. Поскольку не существует установленного стандартного формата принятия дел к производству, часто применяется та или иная форма учета документов.
Образец акта о приеме дел к производству при увольнении представлен на рисунке.
В законе обязательно должны быть ссылки на:
Подготовленный законопроект подписывают все члены комиссии, увольняющийся сотрудник и принятый на его место работник. Если дело принимает начальник, он проверяет и подписывает все документы в индивидуальном порядке.
Перспективные сотрудники, которые еще не назначены на вакантную должность, не обязаны участвовать в процессе и принимать дело.
Рекомендуется заключить с ним предварительную договоренность и определить необходимость участия в этом процессе.
В акте обычно отражается правильность оформления следующих документов
Если у новичка возникают сомнения по поводу каких-то документов, он имеет право их забрать. Это избавит его от возможных проблем в будущем и позволит отличить собственные документы от тех, что были написаны предыдущими работниками.
Автор проекта «Зарабатываем», эксперт в области финансов и доходов в интернете vk. com/dance. and. love
detector