Насколько я понимаю, у вас есть договор. Я предполагаю, что в договоре нет никаких пунктов о том, как можно использовать фотографии.
Система доступа не имеет прямого отношения к вашим обязанностям. Это значит, что вы всегда можете издать записку или инструкцию, объясняющую требования к доступу на территорию. Работники не могут отказаться выполнять эти правила.
По закону работодатель может собирать, хранить и обрабатывать персональные данные сотрудников в строго определенных случаях. Работодатели четко обосновывают причины использования фото- и биометрических данных для обеспечения безопасности своих сотрудников и сохранности их имущества. Команды или директивы по организации контроля доступа также разъясняют, как все организовано, какие данные должен предоставлять сотрудник и как работодатель будет их защищать.
Какие существуют варианты
После того как вы сообщили работодателю о своем желании собирать, хранить и обрабатывать информацию, у вас есть два варианта действий
Согласиться на нововведение. После этого вам нужно будет подписать соглашение об ознакомлении с местными нормативными актами, регулирующими процессы приема на работу. Процесс ознакомления может отличаться в разных организациях. Где-то на полпути вас попросят зарегистрироваться в самой команде. Затем вам нужно будет предоставить свою фотографию и продолжить работу в прежнем режиме.
Вашему работодателю потребуется составить соглашение о знакомстве с UP для обработки ваших персональных данных. В нем должно быть четко указано, как он намерен использовать вашу фотографию и в каких случаях вы имеете право ею поделиться.
Отказ. Ничего не подписывает и не предоставляет фотографию работодателю. Если вы не подпишете, что ознакомлены с приказом, работодатель поставит подпись об отказе. Однако такой отказ не означает, что вы можете не подчиняться приказу работодателя — вы все равно его выполните. Если вы не выполните приказ, работодатель может применить дисциплинарное взыскание, например повторное порицание. Если вы получите новое порицание, вас могут уволить.
Однако если работодатель получает доступ к вашим страницам в социальных сетях и скачивает ваши фотографии без вашего письменного согласия, он нарушает закон. Работодатель обязан получать все персональные данные от работника или заранее запрашивать его письменное согласие.
В случае если у работодателя уже есть ваша фотография
В организациях часто хранятся личные карточки работников, которым требуется фотография. Формат личной карточки может отличаться в разных компаниях, поскольку единой формы в законодательстве не существует. Например, личные карточки формы Т-2 могут использоваться для большинства работников индивидуальных предпринимателей и ООО. Карточки формы Т-2 GS (MS) могут использоваться для сотрудников государственных и местных органов власти.
Особого положения для фотографий на личных карточках нет, и работодатель не обязан требовать фотографии сотрудников. Однако многие организации ввели такие правила в свои локальные нормативные акты и размещают фотографию на свободном месте на карточке.
В качестве альтернативы, фотографии могут получать все организации, имеющие лицензию. В этом случае логика проста. Охранникам необходимо отличать сотрудников от незнакомцев. Самый простой способ сделать это — использовать фотографию, которую затем складывают и прикрепляют к специальному месту. Затем фотографии складываются и вклеиваются в специальный альбом, где охранники контролируют лица людей, входящих на территорию, с помощью фотографий людей, имеющих право пересекать эту территорию. Как вариант, проект поручается специальной автоматической системе распознавания, которая не открывает двери перед незнакомцами.
Преимущества и недостатки систем распознавания лиц
Такой сбор данных имеет как преимущества, так и недостатки.
О недостатках уже много написано, но ничего конкретного пока нет. Есть мнение, что компании, использующие фотографии работников, могут вступить в сговор со злоумышленниками и использовать ваше изображение в незаконных целях. Как это может быть сделано, мне неясно. Помимо изображений, все организации хранят полный набор информации о своих сотрудниках, включая паспортные данные, номера банковских счетов и телефонов. Если сотрудник отказывается предоставить эту информацию, он не может получать зарплату или получить листок временной нетрудоспособности.
В любом случае работодатель несет ответственность, если с персональными данными что-то случится. Незаконный сбор или распространение информации, касающейся частной жизни человека, является преступлением. Санкции за такие правонарушения варьируются от штрафа до тюремного заключения, даже для простых граждан — до двух лет. Тем, кто использует свое служебное положение для сбора и распространения подобной информации, грозит до четырех лет лишения свободы.
На мой взгляд, преимущества такой системы перевешивают недостатки. Работники лучше защищены благодаря субъективному подходу режима. Электронная система фиксирует только факты. Это означает, что невозможно обвинить в отсутствии на рабочем месте, если человек действительно был на работе, или опоздать на две минуты в ситуации, когда человек пришел вовремя, так как система фиксирует только факт того, что человек был на работе, а не факт того, что он пришел вовремя, чего не происходит в случае с электронной системой.
Этот материал доступен по подписке на Clerk.plus
Что еще входит в подписку?
Расширяющиеся путы.
Закрытые статьи о самых важных изменениях в бухгалтерском, налоговом и кадровом учете, а также полезные инструкции и модели, которые обязательно помогут вам в работе. Новые аналитические материалы публикуются ежедневно.
Пять поправок — 2025 год для фиксированных взносов
Цифровой рубль: чем он отличается от немонетарных рублей и криптовалют.
Доказательства со скриншотами: когда их нужно доказывать
Конспекты онлайн-семинаров.
Закрытые статьи о самых важных изменениях в бухгалтерском, налоговом и кадровом учете, а также полезные инструкции и модели, которые обязательно помогут вам в работе. Новые аналитические материалы публикуются ежедневно.
Налоговые проверки на местах: что ждет бизнес в 2025 году.
Новый ФСБУ 4/2023 «Бухгалтерская финансовая отчетность»: фундаментальные изменения и подробности. Обзор онлайн-семинара с видеороликами и тестами.
Требования Федеральной налоговой службы. Что контролируется и что будет проверяться в 2025 году? Обзор онлайн-семинара с видео.
Мини-урок.
Закрытые статьи о самых важных изменениях в бухгалтерском, налоговом и кадровом учете, а также полезные инструкции и модели, которые обязательно помогут вам в работе. Новые аналитические материалы публикуются ежедневно.
Кто и когда должен восстанавливать НДС при переходе на упрощенную систему налогообложения в 2025 году. Мини-урок.
Как получить идентификатор НДС: инструкции для работников и работодателей. Мини-урок.
Как официально компенсировать и возмещать расходы работникам задним числом. Мини-урок.
Плюс.
Справочно-правовая система.
Нормативная база: кодексы, документы, формы, договорные стандарты. Инструменты бухгалтера и юриста, расчеты и списки.
Статус подписчика.
Офицеры» без рекламы и с собственными сигналами.
Для тех, кому нужно больше.
Все преимущества подписки Клерк.Плюс доступны в Клерк.Премиум
Онлайн-семинары
Справочно-правовая система.
Нормативная база: кодексы, документы, формы, договорные стандарты. Инструменты бухгалтера и юриста, расчеты и списки.
Онлайн-курсы
Онлайн-семинары
Закрытые лаборатории, где обсуждаются реальные вопросы: заполнение отчетов, расчеты налогов и другие ключевые моменты.
Конспекты онлайн-семинаров.
Каждый онлайн-семинар имеет обзор. Помимо просмотра, вы также сможете прочитать уникальные материалы от спикера.
Журнал Lawbreaking.
Мини-уроки, тексты и видеозаписи семинаров для бухгалтеров. Чек — листы, образцы документов, примеры их заполнения.