Работодатели обязаны выдавать трудовые книжки сотрудникам в день увольнения. Однако на практике это не всегда возможно. Например, из-за отсутствия работников на рабочем месте. Согласно закону*, в таких случаях работника необходимо уведомить о необходимости явиться за документом или дать согласие на его отправку по почте. Но что делать представителю HR-службы, если доверенное лицо пришло за трудовой книжкой уволенного сотрудника? Давайте на примере разберемся, всегда ли можно выдавать трудовую книжку по доверенности.
Показательный случай.
В ЗАО «Веста» прием на работу руководителей филиалов, главных бухгалтеров и лиц, их замещающих, осуществлялся в головном офисе в Москве. Там же хранились и трудовые книжки. При увольнении эти сотрудники приходили в отдел кадров ЗАО, подписывали необходимые документы (приказ об увольнении, личную карточку Т-2 и т.д.) и получали свои трудовые книжки. За три года работы компании этот процесс ни разу не давал сбоев.
Проблема возникла в декабре 2009 года, когда заместитель главного бухгалтера Самарского филиала Елена К. не получила документы в день увольнения (16 декабря) (трудовую книжку он также отказался отправлять по почте). Через неделю после увольнения Елена К. оформила доверенность на Марию С. (которая не являлась сотрудником ЗАО) и заверила документы на ее прежнем месте работы (в филиале). Именно с этой доверенностью Мария 24 декабря обратилась в центральный офис «Весты» с просьбой предоставить ей место бывшей сотрудницы.
Внимательно изучив документы, руководитель отдела кадров обратил внимание на следующее Данный представитель был уполномочен руководителем Самарского филиала 23 декабря 2009 года, когда Елена уже не являлась сотрудником филиала. Из этого документа было ясно, что уполномоченное лицо не имело права совершать все действия, связанные с получением трудовой книжки (например, не упоминалось право подписи в личной карточке № Т-2). Кроме того, не полностью раскрыты данные паспорта бывшего сотрудника. Можно ли выдать трудовую книжку на основании такого документа, ведь ни в Трудовом кодексе, ни в Правилах не сказано о доверенных лицах? Работник решил принять меры предосторожности и проконсультироваться по этому вопросу с юристом учреждения. кто по доверенности лично совершает действие, на которое уполномочен (ст. 187 ГК РФ).
Совет.
Если сокращаемый работник просит выслать ему трудовую книжку, документ нужно отправить заказным письмом с описью вложенных документов и списком полученных возвращенных товаров.
Как следует поступить?
Адвокат Анатолий Н., выслушав руководителя кадровой службы, сказал, что представление как юридический документ предусмотрено Гражданским кодексом. Однако это не означает, что работник не может использовать этот документ в трудовых отношениях. Согласно пункту 4 статьи 185 Гражданского кодекса, он может, например, передать его другому лицу на основании полномочий по заработной плате. Организация, в которой работает сотрудник, имеет право подтвердить этот документ.
Что касается трудовых книжек, то ни в Трудовом кодексе, ни в Правилах, разумеется, нет положений о выдаче замен. И это не случайно. Документ должен храниться у работодателя в течение всего срока работы по трудовому договору. По закону (ст. 841 ТК РФ) трудовая книжка должна быть выдана работнику только в день увольнения. Однако если работник уволен и не получил трудовую книжку в последний день работы, то со следующего дня на его отношения с работодателем уже распространяются нормы Гражданского кодекса. Это означает, что работник может поручить получение этого документа родственнику или другому лицу в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса. Тогда работодатель обязан (на основании надлежащим образом оформленной доверенности) выдать трудовую книжку. Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если в доверенности не указан срок, она действительна в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).
Требования к оформлению доверенности
Ознакомившись с доверенностью, представленной Марией, Анатолий сказал, что по этому документу нельзя оформить трудовую книжку. Объясните, пожалуйста, почему. Доверенность должна быть нотариально заверена (статья 185 Гражданского кодекса РФ). Руководители филиалов не уполномочены заверять эти документы, тем более что они уже не являются сотрудниками.
Кроме того, доверенность на получение трудовой книжки должна содержать сведения о доверенном лице (включая ФИО, паспортные данные, место жительства и иные сведения, необходимые для подтверждения личности), а также полную информацию о гражданине, которому направляется трудовая книжка. Лицо, уполномоченное получить трудовую книжку от своего имени.
Юрист пояснил, что при подаче доверенности также следует обратить внимание на дату ее оформления и срок действия. Действительно, согласно статье 186 Гражданского кодекса, доверенность, в которой не указана дата совершения поручения, является недействительной. Выдать трудовую книжку на основании такого документа (даже если он заверен нотариально) невозможно. Невозможно выдать трудовую книжку на основании доверенности с истекшим сроком действия.
Менеджер по персоналу объяснила Марии, что юрист не подходит, и посоветовала ей сказать бывшей сотруднице, чтобы она написала новый документ для нотариуса. Елена так и сделала, определив Марию заместителем. В результате в Марии появилась трудовая книжка по представлению нотариуса. За ней последовал данный документ (см. образец на стр. 95).
Таким образом, чтобы выдать лишние трудовые книжки другим сотрудникам, кадровикам необходимо оформить доверенность таким образом, чтобы не оставалось сомнений в юридической силе этого документа.
Кристина Теплова, адвокат, адвокатское бюро Lidings.
*Статья 541, статья 841 Трудового кодекса РФ, статья 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ. 225 от 16 апреля 2003 года (далее — Положение).
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении. Образец 10
Полномочия доверенных лиц на получение трудовой книжки.
Отечественные работодатели обязаны вести трудовые книжки на своих работников. Эти бланки сопровождают гражданина с момента первичного приема на работу и до окончания его профессиональной деятельности. При увольнении номинальный бланк должен быть возвращен. Нормы Трудового кодекса Российской Федерации, на основании которого создаются указанные нормативные акты, не предусматривают выдачу гражданами доверенности на получение трудовой книжки при увольнении.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Трудовые книжки работников содержат информацию о приеме на работу, увольнении, перемещении и оплате труда. Это требование закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ. В статье 84.1 Трудового кодекса РФ говорится об обязанности компании незамедлительно выдать работнику его книжку. Порядок и способы соблюдения и оформления определяются российскими властями. Постановлением от 16. 04. 2003 N 225 Правительства РФ утверждено Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Пунктом 10 этого документа предусмотрена регистрация сведений на бланках трудовых книжек. Они должны быть зарегистрированы в день прекращения договора с гражданином. Отказавшийся от работы сотрудник заверяет все записи, сделанные в книжке, своей подписью. Он делает это в своей личной карточке (п. 12 Положения). Пунктом 41 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 N 225, предусмотрена необходимость проставления работником личной подписи в трудовой книжке. Этим действием гражданин подтверждает тот факт, что предприятие соблюдает требования отечественного законодательства о выдаче бланков. Буквальное толкование указанного нормативного акта Российской Федерации приводит к выводу о том, что работники должны получать личные документы, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанный нормативный акт прямо не предусматривает возможность выдачи работникам доверенностей третьих лиц на получение трудовых книжек.
Получение трудовой книжки представителем
Общие правила оформления доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ. Согласно статье 185 Гражданского кодекса РФ, доверенностью признается письменный документ, выданный организацией или гражданином для представления интересов соответствующего лица. Такая форма должна содержать конкретный перечень прав, а также дату, о которой идет речь.
Исходя из правил статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ, можно сделать вывод, что работник должен не только подписать доверенность на получение трудовой книжки, но и заверить ее в следующих организациях
Несоблюдение этого требования не позволит компании выдать трудовую книжку представителю работника. В противном случае агентство не сможет доказать факт вручения бланка нужному лицу со всеми негативными последствиями, которые сопровождают невыполнение обязанности по выдаче документа работнику.
Следует отметить, что представитель работника должен расписаться в получении соответствующего бланка журнала. Однако представитель не имеет права подписывать и заверять протокол об увольнении в самой трудовой книжке. Такие действия может совершать только сам работник.
Игнорирование вышеуказанных требований может привести к порче бланка и необходимости его исправления.
При решении вопроса о выдаче трудовых книжек представителям работников компания должна учитывать, что бланки могут быть выданы соответствующему лицу. (Профсоюз). Если работник ранее отозвал документ о допуске, то это не создает обязанности выдать книжку лицу на это имя.
Трудовой кодекс РФ не содержит образца разрешения на получение трудовых книжек, в то время как работники могут предоставлять некоторые полномочия своим представителям. В других нормативных актах РФ такой формы нет.
Текст и вид доверенности должны соответствовать Гражданскому кодексу РФ. Она должна быть нотариально заверена или заверена работодателем и включать в себя соответствующую дату и указание на право работника получить трудовую книжку. Также в тексте целесообразно указать полномочия подписи на получение бланка.
Работодатели, выдающие трудовые книжки с правом подписи, должны хранить оригинал или заверенную копию документа. Это действие дополнительно устраняет риск для работника перед обвинениями, связанными с тем, когда был выдан бланк.
Скачайте образец доверенности и получите рабочую тетрадь.
Получение трудовой книжки по доверенности после увольнения: пошаговая инструкция
Выходные: суббота и воскресенье
Нужно ли публиковать трудовые книжки в доверенностях?
Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения. Однако это невозможно сделать, если работник не находится на рабочем месте. В этом случае работник должен быть предупрежден о необходимости явиться за документом или согласиться на его отправку по почте.
Трудовая книжка может быть выдана любому лицу, привлеченному сотрудником.
Доверенность — это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом перед третьим лицом другому или другим лицам (ст. 185 Гражданского кодекса РФ).
Доверенное лицо должно быть нотариально удостоверено (Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 185). В доверенности должна быть указана дата выдачи доверенности. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является недействительной (статья 186 Гражданского кодекса Российской Федерации).
В доверенностях на получение трудовых книжек должны быть указаны сведения о дилере (ФИО, гражданство, паспортные данные, домашний адрес) и дилере.
Администрация Гридинского сельского поселения Костромского муниципального района